Permitir las deudas incobrables en los estados financieros

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Al preparar los estados financieros al final de un período contable, es posible que tenga que ajustar los libros para tener en cuenta las deudas incobrables de los clientes que nunca pagarán la cantidad adeudada a su empresa. A ninguna compañía le gusta aceptar el hecho de que nunca verá el dinero que le deben algunos de sus clientes, pero, en realidad, eso es lo que le sucede a la mayoría de las compañías que venden artículos a crédito en las tiendas.

Cuando su empresa determina que un cliente que ha comprado productos a crédito en la tienda nunca pagará por ellos, usted registra el valor de esa compra como una deuda incobrable.

Al final de un período contable, debe listar todas las cuentas de deudor pendientes en un informe de antigüedad. Este informe muestra qué clientes deben cuánto y por cuánto tiempo. Después de cierto tiempo, tienes que admitir que algunos clientes simplemente no van a pagar.

Cada compañía establece su propia determinación de cuánto tiempo quiere esperar antes de etiquetar una cuenta como una deuda incobrable. Por ejemplo, su empresa puede decidir que cuando un cliente se retrasa seis meses con un pago, es poco probable que usted vea el dinero.

Después de determinar que una cuenta es una deuda incobrable, ya no debe incluir su valor como parte de sus activos en la Contabilidad de deudores. Incluir su valor no pinta una imagen realista de su situación para los lectores de sus informes financieros. Debido a que la deuda incobrable ya no es un activo, usted ajusta el valor de sus Cuentas por Cobrar para reflejar la pérdida de ese activo.

Puede registrar las deudas incobrables de un par de maneras:

  • Por cliente: Algunas compañías identifican a los clientes específicos cuyas cuentas son deudas incobrables y calculan el gasto por deudas incobrables en cada período contable basándose en las cuentas de los clientes.
  • Por porcentaje: Otras compañías miran su historial de deudas y desarrollan porcentajes que reflejan esas experiencias. En lugar de tomarse el tiempo para identificar cada cuenta que será una deuda incobrable, estas compañías registran los gastos por deudas incobrables como un porcentaje de las Cuentas por Cobrar.

Es necesario preparar un asiento de corrección al final de cada período contable para registrar los gastos de deudas incobrables. Aquí hay una entrada de ajuste para registrar gastos de deudas incobrables de $1,000:

DebitCreditBad Debt Expense$1,000Accounts Receivable$1,000Para cancelar cuentas de clientes.

Usted no puede tener gastos de deudas incobrables si no vende a sus clientes a crédito en la tienda. Sólo tiene que preocuparse de las deudas incobrables si ofrece a sus clientes la comodidad de comprar sus productos a crédito en la tienda.

Si utiliza un sistema de contabilidad computarizado, consulte las instrucciones del sistema para saber cómo cancelar las deudas incobrables. Para cancelar una deuda incobrable utilizando QuickBooks:

  1. Abra la pantalla en la que normalmente se registran los pagos de deudor y, en lugar de introducir el importe recibido en pago, introduzca “0 $”.
  2. Ponga una marca de verificación al lado de la cantidad que se está cancelando.
  3. Haga clic en Descuentos y créditos en la parte inferior derecha de la pantalla para abrir esa ventana y ver el monto adeudado.
  4. En la pestaña Descuento, que se muestra en la siguiente figura, escriba el importe del descuento En QuickBooks, registre las deudas incobrables en la página Descuento y créditos, que forma parte de la función Pago de cliente.
  5. Seleccione Gastos de deudas incobrables en el menú Cuenta de descuento.
  6. Después de registrar una deuda incobrable en QuickBooks, aparece el descuento, indicando que se debe pagar $0.