Gastos fijos y variables en un informe de pérdidas y ganancias

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Un gerente de negocios necesita saber qué gastos en un informe de pérdidas y ganancias (ganancias y pérdidas) son variables y cuáles son fijos para analizar el comportamiento de las ganancias de un negocio. En otras palabras, qué gastos cambian según el nivel de actividad de ventas en un período determinado y qué gastos no cambian.

El título de cada cuenta de gastos a menudo da una buena pista. Por ejemplo, el costo de ventas es variable porque depende del número de unidades de producto vendidas, y las comisiones de ventas son gastos variables. Por otro lado, los impuestos sobre la propiedad inmobiliaria y las primas de seguro contra incendios y de responsabilidad civil se fijan por un período de tiempo.

Los gerentes siempre deben tener una buena idea de cómo se comportan sus gastos operativos en relación con la actividad de ventas. Pero para ser honesto, separar los gastos operativos variables y fijos no es tan simple como parece a primera vista. Un problema es que algunos gastos, que se registran sobre la base de un objeto de gasto, tienen tanto un elemento de coste fijo como un elemento de coste variable.

Gastos variables

Prácticamente todos los negocios tienen gastos variables, que suben y bajan en estrecha proporción con los cambios en el volumen de ventas o en los ingresos por ventas. Aquí hay ejemplos de gastos variables comunes:

  • El costo de ventas, que es el costo de los productos vendidos a los clientes.
  • Comisiones pagadas a los vendedores en función de sus ventas
  • Gastos de franquicia basados en el total de las ventas del período, que se pagan al franquiciador.
  • Costos de transporte para entregar los productos a los clientes a través de FedEx, UPS y transportistas de carga (compañías ferroviarias y de camiones).
  • Cargos que un minorista paga cuando un cliente usa una tarjeta de crédito o débito

El costo de los bienes vendidos es generalmente el gasto variable más grande de un negocio que vende productos, como usted sospecharía. Otros gastos variables se denominan gastos de explotación, que son los costes de realización de las ventas y de gestión de la empresa.

El tamaño de los gastos operativos variables, en relación con los ingresos por ventas, varía de una industria a otra. Los gastos de envío de Wal-Mart y Costco, por ejemplo, son mínimos porque sus clientes se llevan los productos que compran con ellos. Otros negocios entregan productos en las puertas de sus clientes, de modo que el gasto es obviamente mucho mayor (y depende del servicio de entrega que utilice la compañía – FedEx o UPS en comparación con el Servicio Postal de los Estados Unidos, por ejemplo).

Gastos fijos

Los gastos operativos fijos incluyen muchos costos diferentes que un negocio está obligado a pagar y que no pueden disminuir a corto plazo sin una cirugía mayor en los recursos humanos y las instalaciones físicas del negocio.

Como ejemplo de gastos fijos, considere el típico negocio de autoservicio – el tipo en el que usted conduce, pone algunas monedas en una caja y usa el rocío de agua para limpiar su auto. Casi todos los costos operativos de este negocio son fijos; el alquiler del terreno, la depreciación de la estructura y el equipo, y la prima anual del seguro no dependen del número de automóviles que pasan por el túnel de lavado. Los principales gastos variables son el agua y el jabón, y tal vez el costo de la electricidad.

Los gastos fijos son los costos de hacer negocios que, a todos los efectos prácticos, se mantienen en una cierta cantidad a corto plazo. Los gastos fijos no reaccionan a las modificaciones en el nivel de ventas. Aquí hay algunos ejemplos más de gastos operativos fijos:

  • Costos de gas y electricidad para calentar, enfriar e iluminar el local
  • Sueldos y prestaciones de los empleados
  • Impuestos sobre la propiedad inmobiliaria
  • Honorarios anuales de auditoría (si el negocio tiene sus estados financieros auditados)
  • Responsabilidad civil general y primas de seguros para directivos y consejeros

Si desea reducir significativamente los gastos fijos, debe reducir el tamaño de la empresa (despedir a los trabajadores, vender la propiedad, etc.). Cuando se examinan las diversas formas de mejorar los beneficios, la reducción significativa de los gastos fijos suele ser la última opción de recurso. Una empresa debe tener cuidado de no reaccionar de forma exagerada ante un descenso temporal de las ventas reduciendo drásticamente sus costes fijos, lo que puede lamentar más tarde si las ventas se recuperan.