Convertir su contabilidad manual en un sistema computarizado

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Si está convirtiendo un sistema de contabilidad manual a un sistema computarizado, su conversión tomará un poco más de tiempo que sólo empezar de nuevo porque necesita asegurarse de que su nuevo sistema comience con información que coincida con la de sus libros actuales. El proceso para introducir sus datos iniciales varía dependiendo del software que haya elegido. Para asegurarse de que convierte correctamente su sistema de contabilidad, utilice la información que viene con su software; lea el manual, revise las sugerencias de inicio realizadas mientras configura el sistema y elija los métodos que mejor se adapten a su estilo de funcionamiento.

El mejor momento para convertir es al final de un período contable. De esta manera, no tendrá que hacer mucho trabajo extra añadiendo transacciones que ya han ocurrido durante un período. Por ejemplo, si decide computarizar su sistema de contabilidad el 15 de marzo, tendrá que agregar todas las transacciones que ocurrieron entre el 1 y el 15 de marzo en su nuevo sistema. Es más fácil esperar hasta el 1 de abril para empezar, incluso si compra el software el 15 de marzo. Mientras que usted puede convertir a un sistema de contabilidad computarizado al final de un mes, su mejor momento para hacerlo es al final de un calendario o año fiscal. De lo contrario, deberá introducir los datos de todos los meses del año que han pasado.

Siempre que decida iniciar su contabilidad computarizada, utilice los datos de su balance de prueba que utilizó para cerrar los libros al final del período contable más reciente. En el sistema informatizado, introduzca los saldos de cada una de las cuentas en su balance de sumas y saldos. Las cuentas de activo, pasivo y capital deben tener saldos de arrastre, pero las cuentas de ingresos y gastos deben tener saldos nulos.

Por supuesto, si usted está comenzando un nuevo negocio, no tendrá un balance de prueba previo. A continuación, introduzca los saldos que pueda tener en sus cuentas de efectivo, los activos que su empresa pueda poseer al iniciarse, y los pasivos que su empresa ya deba en relación con los gastos de puesta en marcha. También se añaden las contribuciones de los propietarios que se hicieron para que el negocio se iniciara en las cuentas de patrimonio.

Después de introducir todos los datos apropiados, ejecute una serie de informes financieros, como una cuenta de explotación (PyG) y un balance, para asegurarse de que los datos se introducen y se formatean de la manera deseada. Es mucho más fácil cambiar el formato cuando el sistema no está lleno de datos.

Debe asegurarse de que ha ingresado los números correctos, de modo que verifique que los informes financieros del nuevo sistema de contabilidad coincidan con los que creó manualmente. Si los números son diferentes, ahora es el momento de averiguar por qué. De lo contrario, los informes que realice al final del período contable serán erróneos. Si los números no coinciden, no asuma que el único lugar donde puede haber un error es en los datos ingresados. Es posible que el error se encuentre en los informes que ha desarrollado manualmente. Por supuesto, compruebe primero sus entradas, pero si la cuenta de resultados y el balance general todavía no se ven bien, vuelva a comprobar sus balances de prueba también.