Control de las operaciones de caja registradora en su empresa

  1. Negocios
  2. Contabilidad
  3. Control de las operaciones de caja registradora en su empresa

Es importante que las empresas controlen cuidadosamente el dinero de sus cajas registradoras y que mantengan un control adecuado de todas las transacciones de las cajas registradoras. ¿Alguna vez ha entrado en un negocio y ha tratado de pagar con una factura grande sólo para descubrir que el cajero no puede hacer cambio? Es frustrante, pero ocurre a menudo en muchos negocios.

La mayoría de los negocios vacían las cajas registradoras cada noche y depositan el dinero que no se deposita en el banco esa noche en una caja fuerte. Sin embargo, muchos negocios instruyen a sus cajeros a depositar periódicamente su dinero en una caja fuerte de la compañía durante todo el día y obtener un vale de papel para mostrar el dinero depositado. Estos depósitos diurnos minimizan el efectivo que se guarda en el cajón de efectivo en caso de que se produzca un robo en la tienda.

Después de que el cajero realiza el balance de la caja registradora al final del día, la persona encargada de los depósitos de efectivo (generalmente el gerente de la tienda o alguien del personal de contabilidad o de teneduría de libros) retira todo el efectivo, excepto la cantidad que se necesitará para el día siguiente y lo deposita en el banco.

Además de tener la cantidad adecuada de dinero en efectivo en la caja registradora necesaria para dar a los clientes el cambio que necesitan, también debe asegurarse de que sus cajeros estén dando la cantidad correcta de cambio y registrando realmente todas las ventas en sus cajas registradoras. Vigilar las actividades del cajero es una buena práctica comercial, y siempre es una forma de proteger el robo de efectivo de sus empleados.

Hay tres maneras en que los cajeros pueden embolsarse algo de dinero extra:

  • No registran la venta en la caja registradora y en su lugar se guardan el dinero. La mejor forma de disuadir a este tipo de robo es la supervisión. Puede disminuir la probabilidad de robo a través de ventas no registradas imprimiendo boletos de venta que el cajero debe usar para ingresar una venta en la caja registradora y abrir el cajón de efectivo. Si las transacciones de la caja registradora no coinciden con los recibos de ventas, el cajero debe mostrar una transacción anulada para el billete que falta o explicar por qué el cajón se abrió sin billete.
  • No proporcionan un recibo de venta y en su lugar se embolsan el dinero. En este escenario, el cajero se olvida de dar un recibo de venta a un cliente en línea. El cajero le da al siguiente cliente el recibo de venta no utilizado pero en realidad no registra la segunda transacción en la caja registradora. En su lugar, él o ella sólo se embolsa el dinero.
  • En los libros de la empresa, la segunda venta nunca tuvo lugar. El cliente cuya venta no fue registrada tiene un recibo válido aunque puede no coincidir exactamente con lo que compró, por lo que probablemente no notará ningún problema a menos que quiera devolver algo más tarde. Su mejor defensa es colocar un letrero recordando a todos los clientes que deben obtener un recibo por todas las compras y que el recibo es necesario para obtener un reembolso o cambio. Proporcionar recibos de venta numerados que incluyan una copia duplicada también puede ayudar a prevenir este problema; los cajeros necesitan producir los duplicados al final del día cuando prueban la cantidad de flujo de caja que pasó a través de sus registros.
  • Registran un comprobante de crédito falso y se quedan con el dinero para sí mismos. En este caso, el cajero escribió un comprobante de crédito para un cliente inexistente y luego se embolsó el dinero en efectivo. La mayoría de las tiendas controlan este problema utilizando un sistema de vales de crédito numerados, de modo que cada crédito puede ser monitoreado cuidadosamente con algún detalle que pruebe que se basa en una compra anterior del cliente, como un recibo de venta.
  • Además, las tiendas suelen exigir que un gerente revise el motivo del vale de crédito, ya sea una devolución o un cambio, y apruebe la transacción antes de dar dinero en efectivo o crédito. Cuando el contable registra la devolución de ventas en los libros, el número del documento de crédito se registra con la transacción para que pueda encontrar fácilmente el detalle sobre ese documento de crédito si se plantea una pregunta más tarde sobre la transacción.

Incluso si los cajeros no se embolsan deliberadamente el dinero en efectivo, pueden hacerlo inadvertidamente dando el cambio equivocado. Si usted dirige un establecimiento de venta al por menor, la capacitación y supervisión de sus cajeros es una tarea crítica que debe manejar usted mismo o entregar a un empleado de confianza.