Contabilización de asientos de corrección en el libro mayor

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Una parte importante del cierre de los libros de contabilidad de su empresa es la contabilización en el libro mayor de cualquier corrección o asiento de corrección que encuentre al cerrar los diarios. Esta clase de contabilización consiste en una entrada simple que resume cualquier modificación que se encuentre.

Suponga que encuentra que una compra de cliente se registró directamente en el registro de cuenta del cliente pero no en el diario de deudores. Debe investigar cómo se registró originalmente esa transacción. Si el único registro era una nota en la cuenta del deudor, tanto la cuenta de ventas como la cuenta de deudores se ven afectadas y la entrada de corrección tiene este aspecto:

DebitCreditAccounts Receivable$100Ventas$100Para registrar la venta a J. Doe el 15/3/2011-
corregido 3/31/2011

.Si encuentra este tipo de error, el registro de la transacción de venta para esa fecha de venta no es exacto, lo que significa que alguien pasó por alto su proceso de contabilidad estándar al registrar la venta. Es posible que desee investigar esa parte del problema también porque puede haber algo más que un problema de grabación detrás de este incidente. Por ejemplo:

  • Alguien en su compañía puede estar permitiendo que los clientes tomen el producto, deliberadamente no registrando la venta apropiadamente en sus libros, y embolsándose el dinero en su lugar.
  • Un vendedor puede haber grabado una venta para un cliente que nunca tuvo lugar. Si ese es el caso y usted le factura al cliente, es probable que él cuestione la factura y que usted se entere del problema en ese momento.

El proceso de probar sus diarios, o cualquier otra parte de sus registros de contabilidad, es una buena oportunidad para revisar también sus controles internos. A medida que encuentre errores durante el proceso de probar los libros, esté atento a los errores (probablemente errores similares que aparecen con frecuencia) que pueden indicar problemas mayores que los errores de contabilidad.

Los errores repetidos pueden requerir capacitación adicional del personal para asegurarse de que sus reglas de contabilidad se están cumpliendo hasta la saciedad. Cualquiera que sea la explicación, usted necesita tomar medidas correctivas.